Bài giảng Máy tính căn bản (IC3) - Phần B - Bài 5 - Trường Tiểu học Hương Long

Nội dung text: Bài giảng Máy tính căn bản (IC3) - Phần B - Bài 5 - Trường Tiểu học Hương Long

1. Key Applications Module B Bài 5: Sử dụng Microsoft Office Excel 2007 28: Mở đầu 29: Thao tác thông tin 30: Làm việc với các công thức 31: Định dạng một worksheet 32: Sử dụng các công cụ khác nhau 33: Làm việc với biểu đồ 34: Chuẩn bị sẵn sàng để in © CCI Learning Solutions Inc. 1
2. Bài 28: Mở đầu • Hiểu và công nhận các thuật ngữ cơ bản • Tạo một workbook mới • Mở workbook • Lưu workbook • Đóng workbook • Nhập thông tin dạng số và chữ • Di chuyển trong workbook © CCI Learning Solutions Inc. 2
3. Hiểu các thuật ngữ cơ bản • workbook - Một file excel có thể chứa một hay nhiều worksheet • worksheet - Là một báo cáo riêng lẻ hoặc thẻ trong workbook • Ô tính - Giao nhau của dòng và cột; Có thể chứa giá trị đơn lẻ hoặc công thức • Địa chỉ ô tính - Cột và dòng giao nhau: cột thể hiện dạng chữ và dòng thể hiện bởi số • Ô tính đang thực hiện - Là ô thể hiện bởi đường bao quanh đậm © CCI Learning Solutions Inc. 3
4. Hiểu các thuật ngữ cơ bản • Sử dụng worksheet khi bạn muốn thức hiện báo cáo hoặc tài liệu theo dõi số liệu - Ví dụ: ngân sách, báo cáo phân tích dòng tiền, doanh thu và báo cáo chi phí, báo cáo tài chính, phân tích hàng tồn kho, thời gian kỳ nghỉ nhân viên, điểm học viên • Tổ chức thông tin rõ ràng cho bạn và bất cứ ai khác có thể được sử dụng hoặc phân tích nội dung - Bao gồm cả nhãn và mô tả trong báo cáo để người đọc có thể hiểu được dữ liệu - Cấu trúc báo cáo cho thấy khối dữ liệu riêng biệt • Sử dụng yếu tố thiết kế để nhấn mạnh các khối dữ liệu - Sử dụng để đảm bảo báo cáo dễ đọc © CCI Learning Solutions Inc. 4
5. Tạo một workbook trống mới • Khi bạn khởi động excel, workbook mới hiển thị và tự động đặt tên là Bảng 1 • Khi tạo workbook mới đồng thời Excel tạo ra các số thứ tự lần lượt: Bảng 2, Bảng 3 - Khi thoát Excel và mở lại sau đó thì workbook đánh số lại từ 1 • Để tạo một workbook mới: - Nhấn vào nút Office, chọn New và chọn Blank workbook - Nhấn + © CCI Learning Solutions Inc. 5
6. Tạo một workbook mới từ mẫu • Sử dụng mẫu hoặc workbook được thiết kế sẵn để thiết lập cái nhìn nhất quán đối với các loại báo cáo cụ thể • Để tạo ra workbook từ mẫu đang có sẵn, Nhấn vào Office và chọn New © CCI Learning Solutions Inc. 6
7. Mở workbook • Để làm việc với một workbook đã có, trước tiên phải mở workbook - Có thể mở một hay nhiều workbook cùng 1 lúc • Để mở file - Nhấn Office, nhấn Open, chọn File và nhấn open - Nhấn + - Nhấn vào nút Office để hiển thị các tập tin được sử dụng gần đây nhất, nhấp vào để chọn file - Trong công cụ quản lý tập tin, nhấp vào tập tin © CCI Learning Solutions Inc. 7
8. Chuyển đổi giữa các worksheet • Để chuyển đổi giữa các tài liệu được nhanh và dễ dàng - Trong thẻ View, Nhóm window, chọn Switch windows - Chọn các tài liệu cần chuyển đổi trên thanh tashbar - Nếu cửa sổ tài liệu đang ở chế độ Restore view, mở văn bản có thể hiển thị ở bố cục tầng, nếu như thế, hãy bấm vào thanh tiêu đề của văn bản để chuyển tới văn bản đó © CCI Learning Solutions Inc. 8
9. Đóng workbook • Nếu bạn không dùng đến workbook đang mở nữa, Lưu những thay đổi và đóng nó để bảo vệ khỏi những nguy cơ thay đổi tự động từ hệ thống. © CCI Learning Solutions Inc. 9
10. Lưu workbook • Để sử dụng file lần nữa, cần phải lưu workbook - Nhấn Save as để lưu workbook mới, hoặc có workbook có sẵn với tên mới, chỗ lưu khác hoặc định dạng file mới - Sử dụng Save để lưu những thay đổi trong file đang thực hiện, như vậy sẽ thay thế cho file đã tồn tại trên ổ • Để lưu các thay đổi trong file có sữan - Nhấn vào Office và chọn Save - Trên thanh công cụ, chọn save - Nhấn + © CCI Learning Solutions Inc. 10
11. Lưu workbook - Lần đầu tiên bạn lưu file, hộp thoại Save as sẽ luôn luôn xuất hiện - Có thể chọn tài liệu hoạc vị trí khác để lưu file - Có thể tạo một thư mục mới trong Excel trong quá trình lưu - Để lưu những thay đổi cho file có sẵn và lưu với tên mới, hay định dạng file mới, nhấn Office và chọn Save As - Để lưu file với định dạng khác, Chọn mũi tên xuống trong phần Save as Type để chọn định dạng © CCI Learning Solutions Inc. 11
12. Nhập dữ liệu cho workbook • Nhãn - Các ký tự xuất hiện chính xác như đã nhập - Nhãn rộng hơn cột và tràn sang các cột liền kề - Mặc định ở lề trái • Giá trị - Giá trị thể hiện dạng số - Mặc định ở lề phải • Định dạng - Bao gồm các giá trị, số học hay chức năng đặc biệt © CCI Learning Solutions Inc. 12
13. Nhập văn bản hay nhãn • Tổ chức dữ liệu vào cấu trúc ba chiều • Di chuyển con trỏ đến ô cụ thể, nhấp vào ô và nhập dữ liệu • Nếu nhập sai có thể nhấn hay • Khi nhập xong, nhấn để di chuyển sang ô bên cạnh, hoặc nhấn vào ô khác • Bắt đầu worksheet với nhãn để xác định giá trị © CCI Learning Solutions Inc. 13
14. Nhập văn bản hay nhãn • Có thể nhập hay chỉnh sửa dữ liệu trên ô thực hiện, hoặc sử dụng thanh Formula đê nhập đoạn dữ liệu dài • Nhãn có thể lên đến 32,767 ký tự • Nếu nhãn có độ dài hơn độ dài của ô, Nhãn sẽ hiển thị tràn sang cột bên cạnh trong trường hợp các ô bên cạnh trống. • Có thể dễ dàng thay đổi cách sắp xếp của nhãn • Chiều dài tối đa của công thức lên tới 8,192 © CCI Learning Solutions Inc. 14
15. Nhập Số hay ngày tháng • Là những giá trị xác định • Mặc định ở lề phải của ô tính • Khi nhập ngày, có thể nhập dưới dạng số hay chữ • Định dạng mặc định của ngày là M-d-yy, Có thể thay đổi mặc định này trong Regional Settings trong Control Panel • Giá trị ngày tháng không nhất thiết phải đầy đủ ngày, tháng hay năm • Nếu Excel không hiển thị giá trị ngày, thì sẽ hiện thị dưới dạng chữ, và sẽ gây ảnh hưởng nếu trong worksheet có công thức chứa giá trị ngày này © CCI Learning Solutions Inc. 15
16. Di chuyển trong worksheet Thanh cuộn: Nhấn vào mũi tên để di chuyển thanh cuộn theo hàng hay cột. Nhấn vào hộp cuộn để di chuyển đến một vị trí trong worksheet Phím mũi tên: Nhấn vào phím này để di chuyển đến các ô tính Di chuyển đến cột A của dòng đang thực hiện + Di chuyển đến ô tính A1 + Di chuyển đến ô cuối cùng của dữ liệu + / Xuất hiện hộp thoại Go to để di chuyển nhanh nhất đến ô cần thiết, Sử dụng Special để thêm các dữ liệu đặc biệt © CCI Learning Solutions Inc. 16
17. Bài 29: Thao tác thông tin • Lựa chọn ô tính hay phạm vi của ô • Thay đổi nội dung ô tính • Sử dụng Undo và Redo • Sao chép và di chuyển dữ liệu • Thay đổi chiều dài cột và độ cao của dòng • Chèn và xóa các hàng và cột • Điền vào các ô tính tự động • Quản lý các worksheet © CCI Learning Solutions Inc. 17
18. Lựa chọn ô tính • Phạm vi có thể là một, một vài ô tính hoặc toàn workbook • Có thể đánh dấu một ô tính hay bất kỳ ô nào – Một ô tính: Nhấn vào ô tính đó – Mở rộng lựa chọn: Nhấn vào ô đầu tiên và kéo đến hết phạm vi cần thiết, hoặc nhấn vào ô đầu tiên, giữ Shift và nhấn vào ô cuối cùng – Toàn bộ hàng: Nhấn vào tiêu đề hàng khi xuất hiện → – Toàn bộ cột: Nhấn vào tiêu đề cột khi xuất hiện mũi tên hướng xuống – Toàn bộ worksheet: Chọn Select All – Các ô không liền kề nhau hoặc không liền cộ hay hàng: nhấn vào ô đó, cột hay dòng, Giữ phím Ctrl, Nhấn các ô, dòng hay cột tiếp theo, Có thể chọn nhiều ô. – Nhiều dòng: Chọn dòng đầu tiên và kéo xuống các dòng tiếp theo – Nhiều cột: chọn cột đầu tiên và kéo đến các cột tiếp theo © CCI Learning Solutions Inc. 18
19. Thay đổi nội dung • Cách dễ dàng nhất để thay đổi nội dung là nhập một nội dung khác • Để sửa lỗi do đánh máy sai, nhấn hay trước khi nhấn để di chuyển sang ô tính khác • Để thêm, xóa hay sửa nội dung của ô tính, Nhấn hoặc nhấn đúp vào ô tính đó - Chọn phần văn bản trông ô tính, Gõ phần văn bản thay thế và nhấn để thoát khỏi chế độ sửa - Nhấn để bật chế độ thay thế đoạn văn bản bởi những thứ bạn gõ with whatever you type - Sử dụng phím để loại bỏ những ký tự không muốn có trong ô tính © CCI Learning Solutions Inc. 19
20. Sử dụng chức năng Undo, Redo, Repeat • Có thể Undo lên tới 100 lệnh sử dụng gần nhất • Để đảo ngược Undo, sử dụng Redo - Để hiển thị Redo history, nhấn vào mũi tên bên cạnh Redo • Có thể lặp lại những lệnh gần nhất bằng cách nhấn © CCI Learning Solutions Inc. 20